prelucrare date

Prelucrare date personale in cadrul procesului de recrutare Flanco

Sumar

Cine suntem?

Flanco Retail S.A, desemnata in cele ce urmeaza sub denumirea „Flanco”, este o societate comerciala organizata in baza legii romane, cu sediul social in orasul Voluntari, Soseaua Bucuresti Nord nr. 15-23, Parcul de birouri Swan, cladirea A („Windsor”),etaj 3, judetul Ilfov, avand codul de inregistrare fiscala RO27698631, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului Prahova sub nr. J23/513/2012, capital social subscris si varsat 13.367.530 lei, telefon 021.203.81.00, fax 021.203.81.04, e-mail office@flanco.ro.
In sensul definit prin legile privind protectia datelor personale (Regulamentul UE 2016/676 si legislatia nationala de implementare, cunoscute sub denumirea „Regulament GDPR” sau „GDPR”),Flanco are calitatea de Operator atunci cand este vorba de prelucrarea datelor personale ale candidatilor, potentiali angajati ai Flanco, in cadrul procesului de recrutare.

Ce se intelege prin date personale?

Datele personale sunt orice fel informatii prin care o persoana fizica este identificata sau poate fi identificata, atat in mod direct, cat si indirect (de exemplu, prin identificatori precum nume si prenume, codul numeric personal, cetatenia, seria actului de identitate, numarul pasaportului, numarul de telefon, adresa de email).
Date personale sunt si informatiile privind competentele, evaluarile, aptitudinile, nivelul studiilor, nivelul de pregatire profesionala, locul de munca, functia. Iar datele personale cu caracter special sunt, de exemplu, datele privind sanatatea, originea etnica, religia.

Ce se intelege prin prelucrarea de date personale?

Prelucrarea semnifica operatiunea, multitudinea sau succesiunea de operatiuni care se efectueaza asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi: colectarea (de exemplu, prin intermediul unor formulare tipizate: CV, formular de aplicare in vederea angajarii, formular de testare a cunostintelor, formular de testare al competentelor),inregistrarea datelor pe diverse suporturi (de exemplu, servere),organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, alaturarea ori combinarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea, punerea la dispozitie, stergerea sau distrugerea.

Ce categorii de date personale prelucram si prin ce mijloace?

Prelucram date personale in urma unor actiuni pe care le initiezi tu, in calitate de candidat, in mod direct in relatia cu noi sau in urma unor actiuni demarate de noi (de exemplu, anunt de recrutare lansat de Flanco).
Astfel, realizam o prelucrare de date personale atunci cand:
candidezi pentru unul din posturile disponibile in cadrul Flanco, direct prin intermediul paginii aflate la adresa flanco.ro/hr/job/list sau prin intermediul altor site-uri (de exemplu, agentii de recrutare si plasare personal, site-uri dedicate pentru recrutare, retele sociale precum LinkedIn sau Facebook etc.);
ne trimiti CV-ul in vederea luarii in considerare a candidaturii tale pentru eventuale posturi disponibile in prezent sau in viitor in cadrul Flanco, direct prin intermediul paginii aflate la adresa flanco.ro/hr/job/apply sau prin orice alte mijloace de contact puse la dispozitie de Flanco;
procesul de recrutare s-a incheiat prin selectarea ta, ai acceptat oferta noastra de angajare si urmeaza sa inchei un contract de munca cu Flanco.
In toate aceste cazuri colectam date personale si documente, cum ar fi, fara ca enumerarea sa fie limitativa: nume si prenume, varsta, fotografie, date de contact (adresa domiciliu, e-mail, numere telefon si/sau fax),functia actuala si compania angajatoare, experienta profesionala anterioara, date despre educatie, abilitati, CV, certificari, permise, nivel de cunoastere limbi straine si recomandari profesionale etc.
Flanco prelucreaza datele personale si documentele furnizate si/sau transmise de candidati prin mijloace mixte, pe suport hartie, in mediul electronic (de exemplu, in sistem informatic),dar si in format mixt.

In ce scopuri prelucram date personale?

Prelucram datele personale si documentele care contin date personale, astfel:
in scopul demararii si derularii procedurii de recrutare, care consta in primirea si evaluarea candidaturii tale pentru unul sau mai multe dintre posturile disponibile in cadrul Flanco;
in scopul derularii procedurii premergatoare angajarii, respectiv in vederea incheierii contractului de munca dintre tine si Flanco, in cazul finalizarii cu succes a procedurii de recrutare prin selectarea ta, precum si a acceptarii de catre tine a ofertei de angajare.
Temeiul legal pentru aceste prelucrari de date este prevazut in Regulamentul GDPR in art. 6 alin. 1 lit. a (consimtamant, pentru trimiterea voluntara de catre tine a unei candidaturi) si lit. b (incheierea unui contract, in cazul Flanco, pentru initierea, derularea si finalizarea procedurii de recrutare, prin derularea actiunilor premergatoare necesare in vederea incheierii contractului de munca).
In acest context, refuzul tau de a ne furniza date obligatorii (de exemplu, cele marcate ca atare prin * in formularele tipizate de colectare de date),atunci cand ti le solicitam, determina, dupa caz si in functie de momentul in care intervine acest refuz, fie imposibilitatea demararii procedurii de recrutare sau a continuarii derularii procedurii de recrutare, fie imposibilitatea de demarare a formalitatilor premergatoare angajarii (de exemplu, obtinerea avizului de medicina a muncii).

Divulgarea de date personale unor destinatari si/sau terti

Datele tale personale pot fi transmise de Flanco, puse la dispozitie sau accesate de catre destinatari si/sau terti (parteneri contractuali ai Flanco sau imputerniciti ai Flanco),din urmatoarele categorii, in mod individual si limitat la strictul necesar, in functie de scopurile prelucrarii mentionate la punctul 5 si de serviciile prestate de acestia:
furnizori de servicii de recrutare;
furnizori de servicii de medicina a muncii;
furnizori de servicii de call-center;
furnizori de servicii IT legate direct de prelucrarea candidaturilor;
furnizori de servicii de gazduire web.
Din ratiuni de confidentialitate, securitate si protejare a intereselor comerciale, Flanco nu poate sa divulge denumirea sau numele exact al acestor furnizori, ci doar categoriile din care acestia fac parte. In conditiile legii, lista completa si detaliata a datelor lor de contact poate fi pusa la dispozitia autoritatilor competente sau a persoanelor vizate interesate, la cerere. In cazurile in care ne revine o obligatie legala sau este necesar sa aparam un interes legitim (al Flanco ori al unui tert),ori pentru a proteja un interes vital (al tau ori al altei persoane fizice),putem de asemenea sa divulgam anumite date personale.
Ne vom asigura intotdeauna ca accesul destinatarilor si/sau al tertilor la datele personale se realizeaza in conformitate cu prevederile legale privind securitatea si confidentialitatea datelor, in baza unor garantii adecvate sau in baza unor contracte incheiate cu acestia. Destinatarii si tertii au obligatia sa foloseasca datele personale pe care le primesc de la Flanco sau la care Flanco le permite accesul, in siguranta si exclusiv pentru scopurile precizate de Flanco. Acestia au acces doar la datele personale strict necesare furnizarii serviciului solicitat de Flanco si nu pot folosi datele in alte scopuri proprii.

In ce tari realizam prelucrari de date personale?

In prezent, Flanco prelucreaza datele tale cu caracter personal numai pe teritoriul Uniunii Europene.

Cat timp pastram datele tale personale?

Pastram datele personale si documentele aferente prelucrarii, in scopul derularii procedurii de recrutare, pe toata durata derularii procedurii si inca 2 ani dupa incheierea acesteia.

Cum iti protejam datele personale?

Asiguram securitatea datelor tale personale prin implementarea unor masuri tehnice si organizatorice adecvate:
pastram datele pe hartie, in arhive securizate impotriva distrugerilor si a accesului neautorizat;
pastram datele in format electronic, pe servere securizate si asiguram redundanta stocarii acestora.
Insa trebuie sa stii ca transmiterea de date si informatii prin internet, e-mail sau prin intermediul altor retele publice nu este in totalitate sigura. Exista riscul ca aceste informatii sa fie interceptate si utilizate de catre terte parti neautorizate. Flanco nu isi poate asuma responsabilitatea pentru vulnerabilitatile unor sisteme informatice care nu se afla sub controlul sau.

Ce drepturi ai cu privire la prelucrarea datelor personale?

Regulamentul GDPR iti recunoaste o serie intreaga de drepturi in legatura cu datele tale personale. Poti obtine informatii despre fiecare prin consultarea tabelului prezentat mai jos. Pentru exercitarea acestor drepturi, ne poti contacta folosind detaliile de contact oferite la Sectiunea 11. Atunci cand o vei face, este bine sa iei in considerare urmatoarele aspecte:

Identitate. Luam in serios confidentialitatea tuturor inregistrarilor care contin date personale. Din acest motiv, te rugam sa ne transmiti cererile utilizand datele folosite in relatie cu Flanco (de exemplu, nume, telefon sau adresa e-mail). In caz contrar, avem dreptul sa efectuam verificari suplimentare prin solicitarea de informatii care au ca scop confirmarea identitatii tale.
Furnizare informatii. In cazuri exceptionale, cand solicitarea ta este nefondata, repetitiva sau excesiva, avem dreptul sa respingem cererea de furnizare a informatiilor, in conformitate cu art. 12 din Regulamentul GDPR.
Durata de raspuns. Ne propunem sa raspundem la orice solicitari valide in termen de maximum 1 luna. Acest termen poate fi prelungit cu 2 luni in cazuri mai complicate, cum ar fi de exemplu situatia in care ai facut mai multe solicitari, sau cererea ta necesita operatiuni complexe.
Drepturile tertelor parti. Vom accepta orice solicitare a ta si o vom trata corespunzator, avand in vedere ca raspunsul si solutia oferite sa nu afecteze drepturile unor terte parti, atunci cand aceasta posibilitate exista.

Drepturi legate de datele personaleDetalii
Accesul la date
Poti sa ne soliciti:
sa confirmam daca iti prelucram datele cu caracter personal;
sa iti punem la dispozitie o copie a acestor date;
sa iti oferim informatii despre datele tale personale, cum ar fi de exemplu datele detinute, scopurile in care le utilizam, daca le divulgam unor terti si cui anume, daca le transferam in afara granitelor si cum le protejam, cat timp le pastram, ce drepturi ai cu privire la ele, cum poti face o plangere si cui o poti adresa, de unde am obtinut datele tale.
Rectificarea datelor
Iti oferim in contul Flanco posibilitatea sa corectezi aceste informatii in mod liber. Dar poti si sa ne soliciti sa rectificam sau sa completam datele tale personale, atunci cand consideri ca acestea nu corespund realitatii.Este posibil sa incercam sa verificam acuratetea datelor inainte de a le rectifica.
Stergerea datelor
Poti sa ne soliciti sa iti stergem datele personale in situatia in care:
acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost prelucrate; sau
ti-ai retras consimtamantul, in cazul in care prelucrarea avea ca temei legal consimtamantul tau; sau
dai curs unui drept legal de a te opune prelucrarii; sau
datele au fost prelucrate ilegal; sau
ne revine o obligatie legala in acest sens.
Este bine sa stii ca nu avem obligatia sa ne conformam solicitarii de stergere a datelor tale personale in cazul cand prelucrarea este necesara:
pentru respectarea unei obligatii legale; sau
pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
Desi acestea doua sunt cele mai probabile circumstante in care ti-am putea refuza solicitarea de stergere a datelor personale, pot exista si alte imprejurari in care nu suntem obligati sa dam curs unei astfel de solicitari.
Sa ai in vedere ca inaintea trimiterii unei solicitari de acest gen sa iti descarci din cont si sa iti salvezi local toate documentele ce insotesc comenzile efectuate la Flanco (de exemplu, facturi sau certificate de garantie),indiferent daca factura fiscala aferenta acestora a fost emisa pe numele tau sau pe numele unei alte persoane fizice sau juridice. In caz contrar, vei pierde accesul la aceste documente.
Restrictionarea prelucrarii
Poti sa ne soliciti o restrictionare a prelucrarii datelor tale personale in cazul in care:
contesti exactitatea lor (vezi detaliile legate de rectificarea datelor),pentru a ne permite sa efectuam verificarile necesare; sau
prelucrarea este ilegala, insa nu doresti ca datele sa fie sterse; sau
datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care a fost realizata prelucrarea, dar ai nevoie de acestea pentru a constata, a exercita sau a apara un drept in instanta; sau
ti-ai exercitat dreptul de a te opune prelucrarii, iar verificarea daca drepturile noastre prevaleaza in respectivul caz este inca in desfasurare.
Este bine de stiut ca putem continua sa folosim datele tale personale in urma unei solicitari de restrictionare a prelucrarii, in cazurile cand:
avem consimtamantul tau; sau
pentru a constata, exercita sau asigura apararea unui drept in instanta; sau
pentru a proteja afectarea drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice.
Portabilitatea datelor
Poti sa ne soliciti sa iti furnizam datele personale intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit prin mijloace automate. Sau poti sa ne soliciti, daca este tehnic posibil, ca datele tale personale sa fie portate direct catre un alt operator, dar numai atunci cand:
prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul tau, ori pe incheierea sau executarea unui contract cu tine; si
prelucrarea se face prin mijloace automate.
Opozitia la prelucrare
In cazul in care consideri ca drepturile si libertatile tale fundamentale prevaleaza in situatia unei prelucrari a datelor tale personale avand ca temei legal un interes legitim al nostru, poti sa te opui in orice moment acestei prelucrari.
De asemenea, te poti opune oricand prelucrarii datelor tale in scop de marketing direct (inclusiv crearii de profiluri),fara a fi necesara invocarea vreunui motiv pentru aceasta solicitare. Vom inceta in cel mai scurt timp posibil aceasta prelucrare.
Luarea de decizii automate
Nu luam decizii automate sau de creare de profiluri care sa aiba efecte juridice ori alt efect semnificativ.

Cum poti afla mai multe pe subiectul prelucrarii datelor personale?

Poti sa contactezi in orice moment Responsabilul cu Protectia Datelor Flanco:
prin e-mail la adresa: data.protection@flanco.ro;
prin posta sau curier la adresa: Soseaua Bucuresti-Nord nr. 15-23, Parcul de birouri Swan, cladirea A („Windsor”),etaj 3, Voluntari, judetul Ilfov - cu mentiunea In atentia Responsabilului cu Protectia Datelor Flanco.
Pentru mai multe detalii cu privire la reglementarile in vigoare privind datele personale sau pentru a depune o plangere, te poti adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), la urmatoarele date de contact:
prin posta sau curier la adresa: Bd. G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, Bucuresti;
prin e-mail la adresa: anspdcp@dataprotection.ro;
prin telefon la numerele: 0318.059.211 sau 0318.059.212.
Fara sa-ti fie afectat in vreun fel dreptul de a contacta in orice moment Autoritatea Nationala de Supraveghere, iti sugeram ca in prealabil sa iei legatura cu noi. Iti promitem ca vom depune toate diligentele pentru a rezolva pe cale amiabila orice problema aparuta pe subiectul prelucrarii datelor tale personale.

Actualizari ale politicii privind prelucrarea datelor personale

Deoarece traim intr-un mediu dinamic si in continua schimbare, ne rezervam dreptul de a actualiza si modifica politica noastra privind prelucrarea datelor personale. Dorim sa reflectam toate schimbarile in modul in care prelucram datele tale personale, precum si orice modificari ale cerintelor legale privind acest subiect.

Valabil din 20.09.2018, data ultimei actualizari si a publicarii.

Versiunea anterioara